大唐内蒙古分公司蒙西事业部：合同管理规范有序

随着中国大唐集团有限公司内蒙古分公司蒙西事业部不断发展壮大，在向着更强更优不断进步的同时，该事业部合同管理也越来越规范，其合同管理贯彻落实上级公司“高质量发展”工作要求，严格把控合同从“生”到“灭”的各环节风险，切实做到了合同管理全过程合规高效。

2020年初，按照大唐集团公司要求，该事业部开始启用新的大唐集团法律事务管理信息系统审批合同，合同管理专员协同法律管理人员在第一时间完成了该事业部所需新增公司机构及人员账号的增设工作，并按照实际需求调整了合同审批流程，确保了新旧合同管理系统之间平稳高效过渡。

近两年来，该事业部大力开展合同管理提升工作，在理论与实践中不断改进工作方法，力求合同管理再上新台阶。

一、精细化管理，化整为零

为了将合同管理工作做的更加细致、更加高效，结合工作需要及机构设置特点，该事业部合同管理采用了化整为零的管理模式，每个部门专设一名合同管理员，每个部门全体人员均可作为合同承办人，即进行了事业部全部合同分解到部门、部门又分解到个人的细化分工。

其中合同管理员负责收集、完善本部门的合同台账，随时收集、整理部门内全部承办人办理完毕的合同纸质资料，每季度向事业部合同管理专员报送本部门合同台账一次，每年第一季度完成上一年度全年合同资料的归档工作。合同管理员统领本部门合同管理工作，负责对本部门合同管理进行把关。

而每位合同承办人作为合同管理的第一责任人，对其承办的每一份合同全程负责，从审核合同主体资格及签约资格、合同起草、流转会签、合同签订、到合同履行的全过程均由合同承办人全程跟踪办理，合同签署后及时将合同归档资料送交本部门合同管理员，协助合同管理员完成合同台账登记工作。如果承办人发生工作或岗位变动，由合同承办部门重新确定新的承办人，保证合同承办工作顺利交接，确保每个合同“有始有终”。

这种化事业部全部合同管理工作到部门、部门再到个人，化全年资料归整工作到季度、季度再到日常的精细化管理模式减轻了各层级合同管理的工作量，同时极大地提高了合同的办结效率。

二、统筹化管理，集零为整

该事业部计划营销部是合同管理的归口部门，统筹管理整个事业部合同管理各项工作，对事业部全部合同管理工作进行总把关。计划营销部特设合同管理专员一名，负责建立、健全、修编事业部合同管理相关制度及合同台账，审查审核事业部全部合同的合规性、完备性，监督合同的流转审批、依法签订和依约履行，督导各部门依规建立、完善合同台账，督促各部门及时收集整理纸质合同资料并按时完成归档工作。

作为整个事业部合同管理的牵头部门，计划营销部发挥“总教头”作用，结合上级最新制度和事业部合同管理实际，数次修订合同管理制度，并组织宣贯学习，同时根据实际工作需要组织合同管理相关培训，分别开展了合同管理制度、合同审前及履行核查、合同管理实务、合同管理整体要点、合同管理系统操作实务、合同管理常识等系列专题培训，分批分段向各部门合同承办人员传授了合同管理各方各面的知识点，明确各部门、合同管理员、各承办人在合同管理全过程中的职责，提点每个环节的管理重点和注意事项，指出合同管理中的“痛点”和“堵点”，并给予“疏通”良方，为提升各部门合同管理水平提供了理论支撑，力促合同管理提质增效。

合同管理专员按季度收集各部门合同台账，汇总形成蒙西事业部整体合同台账，并对照大唐集团法律事务管理信息系统，一一查看合同审批、签订、履行进度，梳理迟滞、异常的合同，督促责任部门及时完成整改，按年督导各部门完成合同资料归档工作，努力发挥“总把关”作用，以促使事业部合同高效完结、圆满归档。

该事业部的合同管理工作从承办人汇总至部门、再从部门汇总至事业部，这种层层把关、集零为整的统筹化管理模式降低了合同管理风险，保证了事业部合同管理的统一性和完整性。

该事业部每年签订上千份合同，巨大的工作量正是因为分化到各部门、各承办人，分摊了合同管理压力，才保证了每份合同都能依法合规、高效办结，同时计划营销部作为事业部的合同管理归口部门，发挥了核心督导作用，带动事业部合同管理整体节奏，方才保障了合同管理整齐完备、协同高效。合同管理的精细化与统筹化二者相辅相成，共同促进蒙西事业部合同管理稳中有序、逐步提升。（姜艳杰）

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